Управление документационного обеспечения

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

Основной целью Управления является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному, кадровому обеспечению деятельности Государственной администрации и работы с обращениями граждан. Исходя из целей, Управление решает следующие задачи:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.
3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Государственной администрации, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности Государственной администрации.
5. Комплектование ведомственного архива управленческой документацией, обеспечение учета и сохранности, создание научно-справочного аппарата, подготовка и передача на постоянное хранение в государственный архив.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

1. Координация работы структурных подразделений Государственной администрации по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
2. Обеспечение качественного и своевременного выполнения задач по контролю исполнения документов и поручений, анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование главы Государственной администрации о ходе исполнения контрольных документов и поручений, выдача информации исполнителям о документах, находящихся на контроле, напоминания о сроках исполнения.
3. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых структурными подразделениями на подпись или утверждение главе Государственной администрации.
4. Организация и проведение систематической методической, консультативной работы и обучения вопросам делопроизводства и архивного дела работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Государственной администрации.
5. Разработка и внедрение инструкций и иных нормативных и методических документов по делопроизводству в Государственной администрации, сводной номенклатуры дел, табеля и альбома унифицированных форм документов Государственной администрации, внесение в них изменений.
6. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации и учета обращений граждан, внутренних, поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов Государственной администрации и учетно-справочной работы по ним.
7. Подготовка к автоматизации процессов делопроизводства в Государственной администрации и координация работы по внедрению системы электронного документооборота в работу структурных подразделений Государственной администрации, техническое сопровождение системы электронного документооборота, разработка и внедрение новых маршрутов в системе электронного документооборота.
8. Разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства, осуществление методического руководства работой по внедрению делопроизводства в структурных подразделениях Государственной администрации.
9. Организация контроля за работой с документами, проведение проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях Государственной администрации.
10. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
11. Организация работы с обращениями граждан, осуществление предварительной записи на личный прием граждан, организация личного приема и оформление соответствующих документов.
12. Организация кадровой работы, ведение установленной документации по кадрам.
13. Организация работы ведомственного архива Государственной администрации в соответствии с Положением о государственной Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
14. Участие в работе Экспертной комиссии Государственной администрации, проведение экспертизы ценности документов Государственной администрации, отбор материалов на постоянное и долговременное хранение, осуществление контроля правильности оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих передаче на архивное хранение, проверка правильности выделения к уничтожению документов, составление сводных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов Государственной администрации с истекшими сроками хранения.
15. Приём дел от структурных подразделений для комплектования ведомственного архива Государственной администрации, упорядочение документов и дел, обеспечение их сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам архивного хранения, использование документов для подготовки справок по запросам организаций и граждан, передача дел на государственное хранение.
16. Составление установленной отчетности.
17. Заверение копий документов в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
18. Подготовка проектов распорядительных документов Государственной администрации в пределах компетенции Управления.
19. Осуществление иных функций в соответствии с поручениями главы Государственной администрации.