Архив

Управление документацией и архивами Дубоссарского района и г.Дубоссары

Основные задачи и функции Управления документацией и архивами

Управление документацией и архивами Дубоссарского района и города Дубоссары является органом управления и контроля (надзора) на территории и Дубоссарского района и г.Дубоссары по реализации государственной политики в области архивного дела и управления документацией и входит в систему органов архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики.

Управление документацией и архивами Дубоссарского района и г.Дубоссары находится в двойном подчинении: Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, осуществляющей правовое и нормативно-методическое обеспечение, и Государственной администрации г. Дубоссары, обеспечивающей ее финансирование, ведение бухгалтерского учета и отчетности, кадровое наполнение и материально-техническое обеспечение.

В структуру Управления входят два подразделения:

1. Государственный архив.
2. Межведомственный архив по личному составу.

Основными задачами Управления документацией и архивами Дубоссарского района и г.Дубоссары являются:

планирование, учет и отчетность по ведению архивной работы и документационному обеспечению управления на подведомственной территории;
комплектование, учет, организация обеспечения сохранности, использования, а так же публикация документов Архивного фонда ПМР на подведомственной территории;
осуществление государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства в области архивного дела и управления документацией во всех учреждениях, организациях, предприятиях расположенных на подведомственной территории.

Во исполнение возложенных задач Управление выполняет следующие функции:

осуществляет планирование, учет и отчетность по организации работы Управления документацией и архивами;
организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему на государственное хранение в государственный архив города;
обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на государственное хранение в государственный архив и межведомственный архив по личному составу города;
организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда ПМР и по личному составу на подведомственной территории, представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную службу управления документацией и архивами ПМР;
организует использование документов государственного архива и межведомственного архива по личному составу путем исполнения социально-правовых запросов, поступающих от юридических и физических лиц, предоставления документов государственного архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования;
осуществляет организационно-методическое руководство и контроль (надзор) за работой ведомственных архивов города, организацией документов в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций на подведомственной территории;
рассматривает и направляет на согласование Экспертно-проверочной комиссии при Управлении документацией и архивами: положения о ведомственных архивах и службах документационного обеспечения управления, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений и организаций независимо от организационно-правовой формы, форм собственности и ведомственной подчиненности на подведомственной территории;
изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов, состояние делопроизводства в организациях города и района вне зависимости от организационного правовой формы и формы собственности, распространяет передовой опыт работы, проводит семинары, совещания, консультации и инструктажи по вопросам делопроизводства и архивной работы;
вносит на рассмотрение Государственной службы управления документацией и архивами ПМР предложения по совершенствованию работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов в области архивного дела и управления документацией;
участвует в разработке государственных программ развития архивного дела и на их основе составляет планы работы, представляет отчеты о своей деятельности руководителю Государственной администрации Дубоссарского района и г.Дубоссары и руководителю Государственной службы управления документацией и архивами ПМР;
организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда ПМР;
своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает меры к устранению недостатков в работе;
организует работу Экспертно-проверочной комиссии при Управлении документацией и архивами;
участвует в работе ликвидационной комиссии Государственной администрации Дубоссарского района и г.Дубоссары.

Перечень услуг, предоставляемых Управлением документацией и архивами

1. Информационное обеспечение заявителей на основе архивных документов:

— Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении отдельных фактов, явлений, сведений и др. по документам государственного архив

Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий (заверенных ксерокопий) документов (по жилищным, коммунальным и др. вопросам; об установлении имущественных прав; о приватизации госжилфонда; о переименовании улиц; о перемене Ф.И.О.; нотариальные действия (договора, свидетельства), решения суда и др.) по документам государственного архива, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.

Срок предоставления услуги — 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:

1. Для юридических лиц:

запрос на бланке организации,
документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики)/

2. Для физических лиц:

заявление,
документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
документ, дающий право на льготы.

Для исполнения обращения необходимо указать (предоставить) полные и точные данные о запрашиваемом документе (информации), сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, другие сведения, необходимые для поисковой работы. При отсутствии точных сведений о запрашиваемом документе, для ускорения поисковой работы заявителю предоставляется возможность проводить самостоятельный поиск документа в читальном зале Управления документацией и архивами.

Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на оказание платных услуг органами системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

— Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении трудового стажа, оплаты труда, отчислений в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу

Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопий документов о трудовом стаже, зарплате, отчислениях в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:

1. Для юридических лиц:

запрос на бланке организации,
документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).

2. Для физических лиц:

заявление,
документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
документ, дающий право на льготы.

Для исполнения обращения необходимо указать хронологические рамки запрашиваемой информации, предоставить трудовую книжку или ее ксерокопию, другие сведения, необходимые для поисковой работы.

2. Услуги, оказываемые при ликвидации юридического лица (при отсутствии правопреемника):

— Организация хранения документов юридических лиц, не относящихся к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики

Результат предоставления услуги: прием документов на государственное хранение.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:

заявление,
учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
документы, подлежащие передаче на государственное хранение, прошедшие соответствующую научно-техническую обработку.

Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе научно-техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств заявителя. Упорядочение архивных документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными приказом ГСУДА ПМР от 21.08.2007 г. № 22 (САЗ 07-42).

Стоимость услуги: Платно в соответствии с Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на оказание платных услуг органами системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

— Справка, выдаваемая архивными органами при ликвидации юридического лица

Результат предоставления услуги: выдача справки о переданных документах на государственное хранение.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:

запрос (заявление) о выдаче справки,
учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
утвержденный ликвидационный баланс, — историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
документы, включенные в состав Архивного фонда ПМР,
документы по личному составу (приказы, лицевые счета по начислению зарплаты, расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов), акты о несчастных случаях на производстве и другие документы).

4. Организация работы и обслуживание пользователей в читальном зале

Результат предоставления услуги: выдача дел и документов для работы в читальном зале; выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопии по документам государственного архива и межведомственного архива по личному составу.

Срок предоставления услуги: Выдача дел и документов для работы в читальном зале — 3 рабочих дня. Срок копирования документов устанавливается с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:

1. Для юридических лиц:

запрос на бланке организации,
документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца.

2. Для физических лиц:

анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца,
документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).

Стоимость услуги: Посещение читального зала и пользование документами бесплатно. Архивные справки, выписки, копии или ксерокопии документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на оказание платных услуг органами системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

5. Консультативные услуги в области архивного дела и управления документацией

Стоимость услуги: Бесплатно.